Urlaub dient der Erholung – doch er ist an gesetzliche Fristen gebunden. Wird er nicht rechtzeitig genommen, kann der Anspruch unter bestimmten Bedingungen verfallen. Welche Regelungen dabei gelten, wann eine Übertragung ins Folgejahr möglich ist und welche Pflichten Arbeitgeber erfüllen müssen, erfährst du in diesem Beitrag.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der gesetzliche Mindesturlaub muss bis zum 31. Dezember genommen werden
- Unter bestimmten persönlichen oder betrieblichen Voraussetzungen kann Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden.
- Bei Erkrankung bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, verfällt aber spätestens nach 15 Monaten, sofern der Arbeitgeber seine Informationspflicht erfüllt hat.
Grundsätzliches zum Urlaubsverfall
Der gesetzliche Mindesturlaub in Deutschland beträgt bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage, bei einer 6-Tage-Woche 24 Werktage. Laut § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz muss dieser Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden, andernfalls verfällt er.
Ein Verfall ist jedoch nur wirksam, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor eindeutig, individuell und schriftlich über den konkreten Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall informiert hat. Diese Mitwirkungspflicht ergibt sich aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts. Erfolgt dieser Hinweis nicht, bleibt der Anspruch bestehen – auch rückwirkend.
Arbeitnehmer sind verpflichtet, aktiv mitzuwirken, etwa durch rechtzeitige Urlaubsanträge, um ihren Anspruch geltend zu machen.
Neben dem gesetzlichen Mindesturlaub können auch tarifliche oder vertragliche Zusatzurlaubsregelungen gelten. Diese dürfen die gesetzlichen Mindestvorgaben nicht unterschreiten, können aber abweichende Fristen für den zusätzlichen Urlaub vorsehen.
Verfall des Resturlaubs am Jahresende
Grundsätzlich verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch am 31. Dezember des Kalenderjahres, wenn er nicht genommen wird. Nach § 7 Absatz 3 des Bundesurlaubsgesetzes kann er ausnahmsweise bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden, sofern zwingende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen.
Ein Verfall ist jedoch nur möglich, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht nachkommt. Er muss die Beschäftigten rechtzeitig, klar und schriftlich über ihren Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall informieren – und sie ausdrücklich zur Urlaubsnahme auffordern. Diese Pflicht gilt auch rückwirkend für Ansprüche aus Vorjahren.
Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Auch bei längerer Abwesenheit – etwa durch Mutterschutz oder Elternzeit – gelten Sonderregelungen, die eine Übertragung über den 31. März hinaus ermöglichen.
Entscheidend ist also nicht allein das Kalenderdatum, sondern ob die rechtlichen Voraussetzungen für einen Verfall tatsächlich erfüllt sind.
Urlaubsübertragung ins Folgejahr
Es gibt Fälle, in denen der Urlaub nicht im laufenden Kalenderjahr genommen werden kann. Unter bestimmten Voraussetzungen darf der Resturlaub ins nächste Urlaubsjahr übertragen werden – in Ausnahmefällen sogar über längere Zeiträume hinweg. Doch welche Bedingungen gelten?
Eine Übertragung ist nur zulässig, wenn zwingende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen – etwa Krankheit oder ein außergewöhnlich hoher Arbeitsanfall. In solchen Fällen wird der Urlaub automatisch bis zum 31. März des Folgejahres übertragen.
Wird er bis dahin nicht genommen, verfällt der Anspruch grundsätzlich – es sei denn, der Arbeitgeber hat seine Mitwirkungspflichten verletzt. Dazu gehört insbesondere die Pflicht, den Arbeitnehmer rechtzeitig, klar und schriftlich über den Urlaubsanspruch und dessen drohenden Verfall zu informieren.
Dringende persönliche Gründe
Eine Übertragung von Urlaub ins Folgejahr ist nur möglich, wenn zwingende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen.
Was unter einem zwingenden persönlichen Grund zu verstehen ist, ist rechtlich nicht abschließend definiert, aber durch die Rechtsprechung konkretisiert. Dazu zählen insbesondere schwerwiegende Erkrankungen – nicht jedoch allgemein dringende familiäre Verpflichtungen, es sei denn, sie sind außergewöhnlich belastend oder gesetzlich verpflichtend, etwa im Rahmen der Pflege naher Angehöriger.
Beispielsweise können eine länger andauernde Krankheit oder die gesetzlich geregelte Pflege eines nahen Angehörigen eine Übertragung rechtfertigen. Solche Umstände müssen jedoch ausreichend dokumentiert sein, um anerkannt zu werden.
Wichtig ist: Ein Urlaubsanspruch bleibt nicht allein durch persönliche Gründe bestehen. Maßgeblich ist auch, ob der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht zur rechtzeitigen Urlaubsgewährung nachgekommen ist. Ein Verfall des Urlaubsanspruchs tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor ordnungsgemäß über den drohenden Urlaubsverfall informiert und ihn zur Urlaubsnahme aufgefordert hat.
Dringende betriebliche Gründe
Auch dringende betriebliche Gründe können eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr rechtfertigen. Diese Gründe müssen jedoch zwingend sein, klar nachvollziehbar dokumentiert werden und deutlich über gewöhnliche betriebliche Abläufe hinausgehen.
Typische Beispiele sind unaufschiebbare betriebliche Erfordernisse wie ein außergewöhnlich hohes Arbeitsaufkommen, unvorhersehbare personelle Engpässe oder zwingend einzuhaltende Projekttermine, bei denen die Anwesenheit der betroffenen Person unerlässlich ist.
Rein organisatorische Gründe oder eine allgemeine Urlaubsunterdeckung reichen in der Regel nicht aus. Voraussetzung ist, dass die betrieblichen Gründe erheblich und unvermeidbar sind – nur dann ist eine rechtmäßige Übertragung zulässig.
Urlaubsanspruch bei Krankheit und Langzeiterkrankung
Eine Erkrankung kann die Inanspruchnahme des Urlaubs verhindern, doch der Urlaubsanspruch bleibt grundsätzlich bestehen.
Wird der Urlaub wegen Erkrankung bis zum Jahresende nicht genommen, verfällt er nicht automatisch. Besonders bei einer lang andauernden Arbeitsunfähigkeit bleibt der gesetzliche Urlaubsanspruch über den Jahreswechsel hinaus bestehen.
Nach der Genesung kann der Urlaub nachgeholt werden – auch aus Vorjahren, sofern der Anspruch nicht bereits verfallen ist. Bei Langzeiterkrankung verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch in der Regel frühestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.
Diese Frist gilt auch für gesetzlichen Zusatzurlaub, zum Beispiel bei einer anerkannten Schwerbehinderung. Der Europäische Gerichtshof hat bestätigt, dass dieser Verfall unionsrechtlich zulässig ist – unabhängig vom nationalen Recht. Zusätzlich ist die gesetzliche Verjährungsfrist zu beachten, sofern der Anspruch nicht vorher verfällt.
Ein Verfall des Urlaubsanspruchs setzt jedoch voraus, dass der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht nachkommt – insbesondere durch eine rechtzeitige und klare Information über den bestehenden Urlaubsanspruch und dessen drohenden Verfall. Unterbleibt diese Aufklärung, bleibt der Anspruch auch über die 15-Monatsfrist hinaus bestehen.
Wird das Arbeitsverhältnis während einer Erkrankung beendet, besteht ein Anspruch auf finanzielle Abgeltung nicht genommener Urlaubstage – vorausgesetzt, der Anspruch ist bis zu diesem Zeitpunkt nicht verfallen.
Nur wenn die Arbeitsunfähigkeit fortbesteht und der Arbeitgeber ordnungsgemäß seiner Mitwirkungspflicht nachgekommen ist, kann der Urlaubsanspruch nach Ablauf der Frist rechtmäßig verfallen.
Urlaubsübertragung bei Arbeitgeberwechsel
Ein Arbeitgeberwechsel bringt auch urlaubsrechtliche Pflichten mit sich. Offener Resturlaub aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis kann grundsätzlich geltend gemacht werden. Dafür ist der ehemalige Arbeitgeber verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen, die den bereits genommenen oder abgegoltenen Urlaub ausweist.
Der neue Arbeitgeber muss diese Bescheinigung bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs berücksichtigen, um Doppelansprüche zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch korrekt erfasst und keine Ansprüche verloren gehen. Beide Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben zur Urlaubsanrechnung ordnungsgemäß umzusetzen.
Urlaubsanspruch bei Kündigung
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der verbleibende Urlaubsanspruch besonders relevant. Nicht genommener Urlaub wird – unabhängig von der Art der Kündigung – durch Urlaubsabgeltung ausgeglichen, also finanziell abgegolten.
Die Höhe richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor dem Ausscheiden. In der Regel erfolgt die Auszahlung mit der letzten Gehaltsabrechnung.
Urlaubsanspruch richtig nutzen
Zusammenfassend gilt: Urlaub sollte vorausschauend geplant und innerhalb der gesetzlichen oder tariflichen Fristen genommen werden, um einen Verfall zu vermeiden.
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Hinweis- und Informationspflichten sorgfältig zu erfüllen. Gleichzeitig liegt es in der Verantwortung der Beschäftigten, ihre Urlaubsansprüche zu kennen und rechtzeitig geltend zu machen.
Eine transparente Kommunikation und gute Planung schützen beide Seiten – und sichern das, worum es letztlich geht: den Anspruch auf Erholung.
Häufig gestellte Fragen
Wann verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch?
Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt in der Regel am 31. Dezember des Jahres, es sei denn, es gibt Ausnahmen, die einen Urlaubsübertrag bis zum 31. März des Folgejahres ermöglichen.
Kann Urlaub bei Erkrankung ins nächste Jahr übertragen werden?
Ja, bei Erkrankung bleibt der Urlaubsanspruch bestehen und kann ins nächste Jahr übertragen werden, insbesondere bei Langzeiterkrankungen.
Was passiert mit dem Urlaubsanspruch bei einem Arbeitgeberwechsel?
Beim Arbeitgeberwechsel kann der Resturlaub aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden. Der alte Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen, die der neue Arbeitgeber berücksichtigen muss.
Welche Gründe rechtfertigen die Übertragung von Urlaub ins nächste Jahr?
Die Übertragung von Jahresurlaub ins nächste Jahr kann durch dringende persönliche Gründe wie schwere Erkrankungen oder familiäre Verpflichtungen sowie durch betriebliche Gründe wie hohe Arbeitslast oder technische Schwierigkeiten gerechtfertigt sein. Diese Faktoren gewährleisten, dass der Arbeitnehmende seine Urlaubstage nicht in einem ungünstigen Moment in Anspruch nehmen kann.
Wie wird die Urlaubsabgeltung bei Kündigung berechnet?
Die Urlaubsabgeltung wird basierend auf dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Beendigung des Vertrags berechnet und erfolgt in der Regel mit der letzten Gehaltsabrechnung.